Implementar un Software CRM hará que la gestión de tu Centro Fitness sea más simple.

También significa que comenzarás a generar mayores ingresos pero eso no quiere decir que debas hacer las cosas a la ligera.

No estás cambiando de calcetines sino integrando un nuevo sistema de administración para tu negocio.

Ahora suponiendo que ya sabes qué es un CRM y cómo funciona es hora de presentarte una fórmula de tres pasos para implementarlo en tu Centro Fitness.

Manos a la obra.

Paso 1: Etapa preliminar

1. Reúne al equipo y acuerda una fecha de implementación para tu CRM. Si preferiste designar a un encargado para el proceso tu rol será principalmente administrativo. En cambio si tu emprendimiento apenas comienza o harás el trabajo por tu cuenta será mejor que investigues muy bien las funciones o procesos que tu nuevo CRM “afectará” (respecto al modo en que tu equipo y tú trabajan actualmente). Asegúrate de explicar a todos los involucrados cómo cambiarán las formas de hacer las cosas para no tomarlos por sorpresa.
2. Prepara un documento de 1-2 páginas detallando los beneficios que esperas obtener de tu CRM. Sé específico usa enunciados como: “Mejorar mi gestión de redes sociales” o “Centralizar los datos de nuestros clientes”. Establecer indicadores es importante para medir el rendimiento de tu estrategia más adelante.
3. Define quiénes usarán el CRM en tu centro. Hay cientos de alternativas de software así que una buena forma de empezar es preguntándote qué módulos o herramientas necesitas y cuáles te son indiferentes.
4. Lista los procesos que necesitas comenzar a cubrir desde tu CRM. Luego seleccionarás uno de estos procesos (preferiblemente el más complejo) para usarlo durante el ensayo.
5. Vas a necesitar elegir un par de CRM para la fase de prueba. Si no lo has hecho todavía visita ComparaSoftware para encontrar un listado de software y pedir asesoría gratuita. Selecciona dos o tres CRM compatibles con tu modelo de negocio que además ofrezcan versiones de prueba. Basa tu elección en factores como: usabilidad costo integración con servicios de terceros riesgos oportunidades etc.

Una vez que hayas elegido los candidatos CRM para tu Centro Fitness avanza a la siguiente fase.

Paso 2: Ensayo previo

1. Configura tus opciones de CRM para el proceso que decidiste poner a prueba en la fase anterior. Puede ser la creación de un lead o el registro de una venta es tu decisión.
2. Inicia el ensayo. Lo ideal es que pongas a prueba el mismo proceso en todos los CRM preseleccionados para emitir un juicio objetivo. Prueba también herramientas complementarias como la emisión de informes personalizados o la integración con apps externas. El ensayo tiene que ser realista incluso es buena idea que participe el resto del equipo para conocer su punto de vista (en especial si ellos serán los usuarios finales).

Al finalizar esta fase habrás determinado ––con base en los criterios que nombramos en el primer paso–– qué CRM se ajusta mejor a lo que tu centro Fitness necesita.

Paso 3: Implementación

1. Prepara los datos de clientes actuales para importarlos a tu nuevo software CRM. Por lo general puedes hacerlo usando una hoja de cálculo de Excel en formato CSV pero seguro te tomará algo de tiempo si realizas la exportación manualmente (es decir si no tenías un CRM antes u otro software con el que puedas automatizar la exportación de datos).
2. Elige a dos o tres miembros del equipo (pueden ser más según el número de personas que trabajen contigo) para que estén al frente del periodo de prueba. Es importante no omitir este paso ya que vas a descubrir “puntos ciego” que pasaste por alto durante el ensayo previo. Quienes hagan parte del periodo de prueba tendrán que reportar su experiencia de uso para solucionar posibles inconvenientes antes de generalizar el uso del CRM.

Cuando todo haya sido abordado y se confirme que marcha a la perfección podrás extender el acceso al resto del equipo.

Eso sí considera que los equipos grandes posiblemente necesiten más tiempo para acoplarse a un nuevo sistema que los equipos pequeños. De hecho es posible que necesites invertir tiempo dinero o ambos en capacitación.